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NUMÉRISATION 

Pionniers de la numérisation professionnelle des documents, nous procédons à la dématérialisation des documents au meilleur coût, tout en respectant les contraintes légales et réglementaires qui s'appliquent à cette activité. Archivistique et informatique n'ont jamais fait aussi bon ménage!

Nous pouvons:

  • numériser ou transformer tout document en n'importe quel format (PDF, PDF/A, TIF, DOC ...) et ce, de la manière la plus automatisée et fiable qui soit
  • prévoir des réservoirs sécurisés et normalisés (bases de données, DVD, infonuagique) où verser, conserver et diffuser les documents numériques
  • exploiter ces documents numériques en créant des systèmes de recherche hautement performants
  • procéder au besoin à la destriction sécuritaire des documents d'origine, en tout respect du calendrier de conservation

NOS POINTS FORTS

Les avantages de la numérisation des documents ne sont plus à démontrer. Toutes les organisations humaines y gagnent, sur tous les plans, pour peu que cette dématérialisation soit faite avec professionnalisme. C’est ainsi que Larmur traite tous les types de documents:  
  • procès-verbaux
  • dossiers-patients
  • dossiers-élèves
  • manuels
  • documents administratifs
  • archives historiques
  • plans, fiches signalétiques
  • photographies
  • journaux anciens
  • dossiers-clients
Après numérisation (et, facultativement, OCR), les documents peuvent être sauvegardés en plusieurs formats, selon l’utilisation qui en sera faite et la nature même des documents. Par exemple:  
  • TIFF, PDF/A pour archivage permanent
  • PDF/A, HTML… pour diffusion WEB
  • DOC, RTF, XML… pour réédition
     
PRÉPARATION INTELLECTUELLE
La préparation intellectuelle de la masse documentaire est un préalable nécessaire avant de procéder à sa numérisation. Ce nouvel afflux d’information numérique doit s’intégrer au programme général de GED: 
  • l’application d’un calendrier de conservation
  • l'inventaire des documents
  • la classification et la codification des documents
  • le classement des documents
  • l’indexation des documents
  • l’harmonisation entre documents numérisés et documents d’emblée numériques
 
PRÉPARATION MATÉRIELLE
La préparation matérielle des documents est une tâche souvent délicate et, dans tous les cas, ingrate. C’est l’une des raisons pour lesquelles on confie une tâche de numérisation massive à une firme spécialisée comme Larmur. D’autant que certains types de documents (anciens, fragiles, reliés…) requièrent des soins spéciaux. 
  • éliminer les doubles
  • séparer les feuilles
  • défaire les reliures
  • ranger les documents dans des boîtes
     
ANALYSE
Une analyse à toutes les étapes du processus de numérisation est menée conjointement par le Client et Larmur. Et ce, de la prise en charge de la masse documentaire jusqu’à sa conservation permanente et, le cas échéant, la destruction contrôlée et sécuritaire des originaux: 
  • Lors de chaque prestation, les besoins du client sont analysés et qualifiés, en fonction des contraintes humaines / matérielles / budgétaires, ainsi que des objectifs ultimes du client (archivage, repérage, diffusion).
  • Ensuite, selon la complexité et l’ampleur de la tâche, nous mettons en place, en collaboration avec nos clients, un plan d’assurance qualité qui permette au client d’assurer un suivi méthodique de l’avancement et de l’excellence des travaux.
     
ATTESTATIONS
Le suivi des travaux implique l’émission d’une série d’attestations. Celles-ci répondent aux exigences des lois et règlements s’appliquant à la numérisation des documents. Ces normes préservent la valeur juridique et administrative des documents numérisés. Lorsque nous procédons à la numérisation de documents, nous fournissons un document: 
  • décrivant les règles appliquées quant à la confidentialité des informations (pendant le traitement comme après)
  • identifiant clairement le détenteur des droits d’auteurs sur les documents numérisés
  • les règles de conservation s’appliquant à ces documents
  • les règles et conditions d’élimination des documents numérisés
  • les conditions particulières de la numérisation de documents ayant valeur de preuve
CONSERVATION
La conservation des documents numériques est assurée en toute fiabilité et conformité. Quelque soit le système de gestion et de repérage utilisé par le client, nous nous assurons qu’il puisse connaître minimalement: 
  • la provenance des documents
  • la classification des documents
  • les conditions d’accessibilité des documents
Nous nous assurons aussi que la confidentialité des documents est assurée (par l’application du calendrier de conservation). Nous remettons toujours au client une copie de sauvegarde des données numérisées (ou davantage sur demande) avec des instructions claires quant à la préservation et la récupération des documents numérisés. Les supports utilisés sont de qualité “archives”. Par exemple, les DVD sont garantis pour 100 ans. Par ailleurs, nous guidons le Client quant aux conditions optimales de conservation de ces supports. De plus, nous prévoyons les modalités techniques et réglementaires des changements de supports à venir, eu égard aux avancées technologiques.
 
INTÉGRATION
Intégration au système de gestion des contenus. Spécialistes du traitement de l’information, LARMUR couvre tous les aspects d’une tâche de numérisation: 
  • numériser ou transformer tout document en n’importe quel format électronique, et ce, de la manière la plus automatisée et fiable possible
  • prévoir des réservoirs sécurisés et normalisés (bases de données, CD, DVD, nuage) où verser les documents numériques
  • exploiter ces documents numériques en créant des systèmes de recherche hautement performants
Larmur s’assure que ce flot d’information numérique s’intègre harmonieusement au système global de gestion de l’information. Par exemple, que les formulaires-papier qui concernent le marketing se retrouvent, sous leur forme numérique, dans les “bonnes cases”. Que les pièces diverses qui composent un dossier d’employé convergent vers un même espace dédié. Pour ce faire, les outils traditionnels que sont le Plan de classification et le Calendrier de conservation sont mis à niveau et intégrés au programme de GED.
 
 
NORMES ET LOIS
Larmur s’assure de respecter toutes les normes et lois s’appliquant à la numérisation des documents de tous types. Ceci afin de préserver la valeur juridique et de recherche des documents numériques. Et, bien entendu, leur confidentialité.
Nous nous assurons que le processus de numérisation respecte toutes les contraintes légales et organisationnelles. Nous assurons ainsi la pérennité des documents numériques et préservons leur valeur juridique. Notre cadre normatif comprend, entre autres: 
  • Loi sur les archives
  • Loi sur l’accès aux documents des organismes et sur la protection des renseignements personnels, secteur privé ou public selon le cas
  • Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information
  • Norme ISO 15489
     
AUTORISATIONS
Pour Larmur, autorisations et approbation garantissent la pérennité et la rentabilité d’un système de gestion de l’information. Dans tous les cas (secteur public ou secteur privé), nous nous assurons que: 
  • la direction de l’organisme a autorisé par écrit les travaux de numérisation
  • a désigné par écrit une ou plusieurs personnes responsables de la mise en application et/ou de la surveillance des travaux
  • que l’accès (aux documents à numériser, aux équipements, lieux et logiciels utilisés, aux documents numérisés) soit strictement contrôlé (mots de passe, encryptage, locaux verrouillés, registre des accès…) et réservé aux personnes autorisées, par LARMUR et l’organisme lui-même
  • toutes les personnes impliquées signent un engagement de confidentialité
  • dans le cas des documents pouvant servir de preuve, toutes les prescriptions du Code civil sont respectées

Nous complétons de plus tous les formulaires requis:

  • délégations de pouvoir
  • autorisations de numériser
  • les engagements à la confidentialité
  • les autorisations comme témoins désignés

Sur le plan technologique, nous fournissons la documentation:

  • décrivant les composants matériels et logiciels
  • les normes et standards appliqués
  • les instruments de stockage et les techniques de repérage
  • les méthodes employées pour le contrôle de la qualité lors des opérations de numérisation
OCR (reconnaissance optique de caractères)
Nous procédons à la Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) pour permettre la recherche plein texte des documents ou pour faciliter leur réédition. Nous obtenons un taux de succès initial frôlant la perfection. De plus, nos engins d’OCR reconnaissent des dizaines de langues, dans plusieurs alphabets (latin, cyrillique, hébraique, etc.)! Au besoin, nous pouvons même réviser les textes pour en éliminer toute coquille. Nous pouvons implanter des systèmes extrêmement sophistiqués de recherche plein texte en langage naturel. Outre les opérateurs courants (logiques, parenthésage, dictionnaire de mots vides…), ils offrent des fonctions de recherche avancées comme la recherche floue, l’emploi de dictionnaires-usagers, la lemmisation.
 
CONTRÔLES
Pour nous, il est essentiel que les documents numérisés équivalent, en qualité comme en quantité, aux documents originaux. C’est pourquoi nous apportons une attention particulière aux méthodes et procédures de contrôle de tout le processus de numérisation. Ces contrôles visent à s’assurer: 
  • que les documents numérisés sont d’une qualité suffisante (par comparaison systématique avec l’original, par l’ajustement constant des paramètres aux caractéristiques des documents d’entrée)
  • que toutes les pages sont numérisées (par comptage, en utilisant la numérisation automatique recto-verso…)

 

 

 

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Engagement

 Spécialisés en informatique documentaire et numérisation depuis 1988, nous souhaitons être une société d'excellence et nous y travaillons en permanence. LARMUR inc. s'est engagée à proposer des produits et services de haute qualité à nos clients. De plus, nos efforts vont au-delà de l'offre de produits et de services exceptionnels à ceux qui en ont besoin. LARMUR inc. mène des recherches et participe à beaucoup d'initiatives pour développer constamment notre secteur industriel et contribuer à la société.

 

Personnel

 

 Le personnel de Larmur oeuvre en gestion de documents administratifs et en informatique documentaire depuis de nombreuses années (début des années 80 dans certains cas).  Les avancées technologiques ont été progressivement intégrées et harmonisées avec les pratiques courantes en gestion des documents. Les solutions proposées reposent ainsi sur de solides bases conceptuelles, tout en exploitant au mieux les capacités fabuleuses des nouveaux outils, tant matériels que logiciels. 

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